Firmy decydują się na modernizację lub zastąpienie systemu ERP średnio co kilka lat. Wdrożenie systemu ERP jest inwestycją długoterminową, która przynosi wiele korzyści. Firmy odnotowują wzrost zysków oraz oszczędność czasu, ponieważ procesy zachodzące w przedsiębiorstwie zostają zdigitalizowane. Dużą popularnością cieszy się moduł Analizy Business Intelligence, który jest inteligentnym narzędziem zmieniającym surowe dane w zrozumiałą informację, a co za tym idzie w cenną wiedzę. Analizowanie działań firmy jest kluczowe, aby zrozumieć realny poziom efektywności oraz dowiedzieć się, w jakich obszarach wymagane jest wprowadzenia zmian, które przyniosą zyski.

Obecnie niewykorzystywanie rozwiązań, które oferuje system ERP skutkuje ograniczeniem możliwości dalszego rozwoju firmy oraz spadkiem jej konkurencyjności. Problemem może być to, iż pracownicy danej firmy nigdy nie korzystali z systemu ERP. Istnieje jednak rozwiązanie tego problemu, czyli udział w szkoleniach, dzięki którym pracownicy nabędą umiejętności pozwalających na maksymalne wykorzystanie potencjału systemu. Pracownicy firm, które brały udział w szkoleniach posiadają niezbędną wiedzę oraz pracują znacznie efektywniej.

Szybki rozwój technologiczny sprawił, że systemy ERP funkcjonujące w niektórych przedsiębiorstwach są według współczesnych standardów przestarzałe. Kiedy na rynku zaczęły pojawiać się systemy ERP, oferowały identyczne funkcjonalności dla wszystkich przedsiębiorstw, a możliwości dopasowania systemu do specyfiki danej firmy były mocno ograniczone.

Rozwiązania ERP obecne na dzisiejszym rynku przeszły długą drogę. Teraz mają strukturę modułową (np. Comarch ERP Optima Faktury to moduł do wygodnego fakturowania) oraz są skalowalne. Cechy te pozwalają na dostosowanie idealnego rozwiązania do profilu działalności określonej firmy, dzięki czemu firma otrzymuje dokładnie te moduły, z których będzie korzystać. Ponadto wdrożenie modułów zajmuje mniej czasu oraz wymaga mniejszego wkładu finansowego.

Poczucie konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu firmy odgrywa istotną rolę w procesie wdrożenia systemu ERP. Podjęcie decyzji o rozpoczęciu wdrożenia wymaga przeprowadzenia „rachunku sumienia” oraz dokonania analizy bieżącej działalności w celu odnalezienia i zdefiniowania słabych punktów działalności. Na co zwrócić szczególną uwagę? Jakie czynniku sugerują, że to najlepszy moment na rozpoczęcie wdrożenia systemu ERP?

Sygnały informujące o potrzebie inwestycji we wdrożenie systemu ERP:

• Konkurencja ciągle się rozwija, a organizacja pracy w Twojej firmie nie zmieniła się od lat?
• Firma nie przynosi oczekiwanych zysków?
• Spada efektywność firmy?
• Pracownicy mają problem ze zdobyciem niezbędnych informacji oraz obiegiem dokumentów, które mogłyby pomóc im w lepszej organizacji pracy i czasu?
• Pracownicy, zamiast skupiać się na sprawach priorytetowych, zajmują się pobocznymi obowiązkami, ponieważ mają problem z organizacją pracy?
• Nie wiesz, gdzie znajdują się wąskie gardła?
• Procesy biznesowe w firmie nie są zdefiniowane lub nie są stosowane?
• Czujesz, że tracisz kontrole nad biznesem?
• Wiesz, że możesz generować większe zyski oraz przynosić atrakcyjną wartość dla swoich Klientów?
• Chcesz zyskać przewagę konkurencyjną?
• Chcesz podnieść jakość pracy w firmie dla własnego komfortu oraz komfortu swoich pracowników i Klientów?

Odpowiedź tak jest oznaką potrzeby wdrożenia systemu ERP w Twojej firmie. Skrupulatne przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej oraz implementacja systemu ERP będzie oznaczała nie tylko usystematyzowanie procesów, ale także zrozumienie zależności pomiędzy działami, poprzez wachlarz wbudowanych narzędzi analitycznych dostępnych w systemach klasy ERP.

Wybór odpowiedniego momentu na wdrożenie systemu ERP jest kluczowy

Wdrożenie systemu ERP może wydawać się długą i niełatwą drogą, ale jest konieczne i wpłynie pozytywnie na funkcjonowanie firmy. Odpowiednie wsparcie sprawi, że czas wdrożeniowy będzie wykorzystany w najefektywniejszy sposób. Warto zastanowić się nad wyborem systemu oraz odpowiedniego partnera wdrożeniowego z dużym doświadczeniem. Istotne jest, aby nie pozostawiać wdrożenia na ostatni moment, kiedy nowy system będzie już jedynym wyjściem dla prawidłowego funkcjonowania firmy. 

Wyobraź sobie, że firma X planuje zakup nowego systemu ERP. Profil działalności firmy wskazuje na to, że szczyt sezonu przypada na przełom sierpień/wrzesień – przedsiębiorstwo X zajmuje się sprzedażą artykułów szkolnych. Rozmowy o wdrożeniu systemu powinny rozpocząć się rok przed startem produkcyjnym nowego systemu. Zastanawiasz się dlaczego? Czas jest bardzo ważny. Klienci często zapominają, że ich obecność i zaangażowanie na każdym etapie analizy przedwdrożeniowej oraz wdrożenia są kluczem do sukcesu powodzenia projektu (a samo wdrożenie trwa kilka miesięcy). Aby rzetelnie opracować dokument analizy, niezbędne są spotkania, a także opracowania tematów omawianych na warsztatach. Wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu ERP, a co za tym idzie dostawcy mogą prowadzić wiele projektów jednocześnie. Lepiej nie odkładać decyzji na ostatni moment, ponieważ pracy po obu stronach (Klient-dostawca) będzie bardzo dużo. Zwlekanie z decyzją o podjęciu współpracy znacząco opóźnia proces i generuje niepotrzebny stres „czy zdążymy?”. Konsultacja z firmą zajmującą się wdrożeniami sprawi, że wybierzesz najlepszy moment na rozpoczęcie wdrożenia systemu ERP. Koszt wdrożenia stanie się inwestycją w przyszłość Twojej firmy.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań proponowanych nie tylko przez polskich, ale również przez zagranicznych producentów. Aby dokonać właściwego wyboru konieczne jest wyselekcjonowanie jednego, odpowiedniego, spośród kilku partnerów wdrożeniowych wybranych systemów.

Przy wyborze dostawcy (partnera wdrożeniowego) warto zwrócić szczególną uwagę na to, czy:

• dobrze rozumie Twój biznes oraz potrafi zdiagnozować potrzeby firmy?
• zapewni mi właściwe wsparcie na każdym etapie oraz jak działa serwis dostawcy?
• dostawca i zespół wdrożeniowy posiadają niezbędne doświadczenie?
• firma wdrożeniowa posiada dział programistyczny?

Warto pamiętać, że wybór partnera jest równie istotny co wybór samego rozwiązania, gdyż nawet najlepszy produkt na rynku może zostać wdrożony nieudolnie. Wdrożenie systemu ERP nie kończy rozwoju środowiska informatycznego w firmie – to dopiero początek. Środowisko systemu ERP rozwija się wraz z organizacją firmy, w miarę zmian otoczenia biznesowego oraz modelu działalności.