Zastosowanie w systemach ERP
Sztuczna inteligencja (AI – ang. artificial intelligence) to idea, która wyłoniła się wraz z rozwojem technologii i maszyn ułatwiających codzienne zadania. Obecnie pojęcie to oznacza systemy komputerowe zdolne do realizacji zadań, które do tej pory wymagały ludzkich umiejętności. Intensywny rozwój AI jest możliwy dzięki rosnącej ilości danych oraz wzrostowi mocy obliczeniowej komputerów. Nowoczesne smartfony przewyższają mocą dawne komputery osobiste, co także wspiera wykorzystanie AI na szeroką skalę. Kluczowe dla AI są zasoby obliczeniowe o wysokiej wydajności. Rozwój AI przynosi korzyści, gdyż pozwala na automatyzację i optymalizację procesów, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. W firmach AI pozwala przenosić powtarzalne zadania na odpowiednie algorytmy, dzięki czemu pracownicy mogą zaoszczędzić czas, uzyskując wsparcie w planowaniu i podejmowaniu decyzji bez konieczności ręcznej analizy dużych zestawów danych.
Generatywna sztuczna inteligencja (Generative AI) to dynamicznie rozwijająca się technologia, która jako jedna z najnowszych dziedzin AI umożliwia tworzenie nowych treści, obrazów i dźwięków. W odróżnieniu od tradycyjnych modeli AI, które głównie analizują i klasyfikują istniejące dane, Generative AI skupia się na tworzeniu oryginalnych materiałów na podstawie wzorców zawartych w danych treningowych. Rozwój tej technologii otwiera nowe możliwości w wielu obszarach, z których jednym z najważniejszych jest wykorzystanie chatbotów. Chatboty, czyli programy AI symulujące rozmowę z użytkownikami. Są one szeroko stosowane w obsłudze klienta, pomocy technicznej, marketingu i edukacji. Generative AI pozwala na tworzenie bardziej zaawansowanych chatbotów, które mogą generować naturalne, zróżnicowane odpowiedzi, co znacząco poprawia jakość interakcji i doświadczenie użytkownika. Dzięki algorytmom naśladującym ludzką mowę i zachowanie, chatboty stają się bardziej intuicyjne i skuteczne. Choć zastosowanie Generative AI w chatbotach niesie obiecujące perspektywy, rodzi również wyzwania. Wygenerowane odpowiedzi mogą czasem być nieprecyzyjne lub wprowadzać w błąd, co podkreśla potrzebę ciągłego udoskonalania i monitorowania tych systemów, aby zapewnić wysoką jakość obsługi. Generative AI oferuje ogromny potencjał w zakresie tworzenia nowych treści, które mogą być przydatne w różnych dziedzinach. Aby jednak w pełni skorzystać z tej technologii, konieczne jest dokładne zrozumienie jej możliwości i ograniczeń oraz uwzględnienie potencjalnych konsekwencji jej stosowania.
Robotyzacja procesów (RPA – ang. Robotic Process Automation) często idzie w parze z uczeniem maszynowym (ML – ang. Machine Learning) i sztuczną inteligencją, wykorzystując elementy AI do automatyzacji zadań. Choć kiedyś uważano ją za technologię dostępną wyłącznie dla dużych firm, dziś software’owe roboty są dostępne praktycznie dla każdej firmy, niezależnie od jej rozmiaru czy etapu rozwoju. Robotyzacja ma na celu maksymalne skrócenie czasu wykonywania powtarzalnych czynności, które mogą być automatycznie realizowane przez systemy, co zmniejsza potrzebę interwencji pracowników. Dzięki temu roboty mogą wykonywać wiele operacji szybko i wydajnie, a pracownicy mogą skupić się na bardziej wymagających zadaniach, które wciąż wymagają zaangażowania człowieka.
Wśród głównych zalet robotyzacji procesów biznesowych znajdują się:
- niemal całkowita eliminacja tzw. „błędu ludzkiego”,
- odciążenie pracowników od monotonnych zadań,
- wzrost efektywności zadań powierzonych robotom,
- praca przez całą dobę,
- optymalizacja procesów,
- uwolnienie zasobów ludzkich dzięki eliminacji powtarzalnych zadań,
- możliwość obsługi dużej liczby dokumentów i procesów jednocześnie,
- redukcja kosztów.
Systemy Comarch ERP od lat wspierają automatyzację codziennych zadań. Przykładem jest automatyczne zakładanie karty kontrahenta w systemie – program pobiera dane z zewnętrznych baz, takich jak GUS, „Biała Lista” czy VIES, weryfikując i uzupełniając informacje bez potrzeby ręcznego przepisywania, co znacznie przyspiesza ten proces i zmniejsza ryzyko błędów. Robotyzacja wspomaga także obsługę dokumentów walutowych, takich jak należności i zobowiązania, które wymagają aktualizacji kursów walut. Systemy Comarch ERP mogą automatycznie pobierać codzienne kursy z bazy NBP, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i zapewniając poprawność transakcji walutowych. Comarch ERP oferuje szeroki zakres udogodnień i automatyzacji, obejmujący wszystkie moduły systemu, od finansów i księgowości po sprzedaż i produkcję. Przykładem są „operacje seryjne”, które pozwalają na zautomatyzowane wykonywanie szeregu działań na wielu rekordach jednocześnie. Wystarczy określić oczekiwany efekt oraz zakres danych, a system przeprowadzi wymagane działania w tle.
Przykłady takich operacji seryjnych obejmują:
- zmianę formy płatności,
- aktualizację danych pracowników (np. limity urlopowe),
- edytowanie kartotek kontrahentów, towarów i produktów,
- przypisywanie dodatkowych kosztów do zleceń produkcyjnych,
- generowanie dokumentów wewnętrznych,
- zmianę stawek VAT przy zmianie kategorii.
Sztuczna inteligencja (AI) jest obecna w codziennym życiu – pojawia się zarówno w wyszukiwarkach internetowych, nawigacjach samochodowych, jak i w podpowiedziach treści czy rekomendacjach produktów w sklepach online. Podobnie działa w systemach ERP, gdzie już od lat wspomaga automatyzację procesów w firmach, zwiększając wydajność i produktywność. Działa często dyskretnie, jako „niewidoczny pomocnik” w formie wirtualnych asystentów, automatycznych rekomendacji czy działań realizowanych w tle. Aby AI mogła skutecznie wspierać codzienną pracę, kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej ilości i jakości danych. Systemy Comarch ERP w chmurze, używane przez dziesiątki tysięcy firm z różnych branż, generują ogromne ilości danych. Pozwala to na opracowanie algorytmów, które spełniają potrzeby szerokiego grona klientów, oferując uniwersalne narzędzia upraszczające codzienne czynności. AI wspiera również obszary produkcji, ułatwiając dobór technologii produkcyjnych, optymalny wybór zamienników i utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów. Pomaga także w optymalnym rozłożeniu obciążenia linii produkcyjnych. Comarch integruje AI w swoich produktach zarówno w celu automatyzacji pracy klientów, jak i wspierania ich w procesach decyzyjnych, stosując przy tym także mechanizmy robotyzacji (RPA). Dzięki rozwiązaniom opartym na AI pracownicy zyskują rzeczywiste wsparcie w różnych obszarach działania. Przykładowo, optymalizacje w interfejsie użytkownika, wprowadzone na podstawie analizy pracy użytkowników przez AI, mogą skrócić czas potrzebny na wykonywanie operacji o kilka sekund na jedno okno. Przy setkach interakcji dziennie daje to znaczące oszczędności czasu i kosztów dla firm.
ChatERP
W ostatnich latach dynamiczny rozwój dużych modeli językowych (LLM) sprawił, że zyskały one na popularności. Dzięki zdolności do generowania wysokiej jakości tekstu, modele LLM umożliwiają tworzenie chatbotów, które mogą skutecznie wspierać różne aspekty pracy, dostosowując się do kontekstu rozmowy i zapewniając bardziej naturalną interakcję. Chatboty te mogą być wykorzystywane jako pomoc w obsłudze klienta, edukacji czy nawet rozrywce, znacznie poprawiając efektywność pracy i jakość interakcji. ChatERP to nowoczesny asystent wirtualny stworzony z myślą o wsparciu użytkowników systemów Comarch ERP. Obecnie dostępny dla użytkowników Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL, jest stale rozwijany z planami integracji we wszystkich systemach Comarch ERP. Wykorzystując zaawansowane algorytmy generatywne AI, ChatERP potrafi zrozumieć pytania użytkowników i generować odpowiedzi, które są zarówno poprawne merytorycznie, jak i gramatycznie. Oferując wsparcie w codziennej pracy z systemami ERP, asystent ten otwiera nowe możliwości usprawnienia komunikacji i obsługi procesów biznesowych. Dostosowuje swoje odpowiedzi do specyfiki i wersji używanego oprogramowania. Dzięki technologii LLM, ChatERP rozumie złożone pytania i kontekst rozmowy, co pozwala na udzielanie trafnych i użytecznych odpowiedzi. Co więcej, dzięki zdolności do zapamiętywania historii konwersacji, ChatERP może prowadzić spójną rozmowę, nawiązując do wcześniejszych interakcji. Dzięki temu doświadczenie użytkownika jest bardziej spersonalizowane, a odpowiedzi lepiej dostosowane do jego indywidualnych potrzeb, zapewniając płynność i naturalność interakcji.
Jakie są możliwości ChatERP?
Dostęp do danych w systemie ERP
ChatERP umożliwia szybki dostęp do szczegółowych informacji zgromadzonych w systemie ERP, takich jak dane klientów, stany magazynowe czy historie transakcji. Dzięki temu użytkownik może sprawnie uzyskać potrzebne informacje bez konieczności ręcznego przeszukiwania systemu.
Objaśnianie funkcji systemu
ChatERP działa jak interaktywny podręcznik, który wyjaśnia działanie różnych funkcji i modułów systemu ERP. Może odpowiadać na pytania związane z procesami biznesowymi, procedurami czy funkcjonalnościami systemu, wspierając użytkowników w efektywnym korzystaniu z narzędzi.
Wykonywanie poleceń użytkownika
ChatERP pozwala na realizację różnorodnych operacji w systemie ERP na podstawie poleceń użytkownika. Może dodawać nowe faktury, generować raporty, aktualizować dane oraz wykonywać inne zadania, które normalnie wymagałyby interakcji z graficznym interfejsem systemu. Dzięki temu użytkownik może realizować różne zadania sprawnie i bezpośrednio poprzez komunikację z chatem.
Comarch OCR
Usługa Comarch OCR, czyli Optyczne Rozpoznawanie Znaków, umożliwia szybkie cyfryzowanie i automatyzację przetwarzania faktur, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki tej funkcji dane z faktur są odczytywane i automatycznie przesyłane do systemu, co pozwala znacznie zaoszczędzić czas i obniżyć koszty – OCR przetwarza dokument w ciągu kilku sekund, co jest znacznie szybsze niż ręczne wpisywanie, trwające nawet kilka minut. Po zeskanowaniu dokumentu lub otrzymaniu go elektronicznie wystarczy wskazać go w systemie, a OCR przystąpi do przetwarzania danych, takich jak informacje o kontrahencie, numer dokumentu, waluta, tabelka VAT, a nawet szczegóły pozycji faktury, jak nazwy produktów, ich ilość i ceny. Autorskie algorytmy oparte na sztucznej inteligencji zapewniają wysoką, bo niemal 90-procentową, dokładność rozpoznawania danych. Przetworzone faktury są automatycznie wprowadzane do systemów ERP lub systemów zarządzania dokumentami (DMS), gdzie użytkownicy mogą zweryfikować poprawność danych, porównując je z oryginałem. Tak przygotowane dokumenty są gotowe do dalszych działań, takich jak księgowanie lub rozliczanie. Dzięki cyfrowym kopiom faktur firmy mogą unikać przechowywania dokumentów papierowych, eliminując problemy związane z ich gubieniem i przechowywaniem.
Inteligentna Windykacja
W systemie Comarch ERP XL obszar windykacji zostanie wzbogacony o narzędzia oparte na sztucznej inteligencji. Jednym z kluczowych rozwiązań będzie automatyczne ustalanie limitów kredytowych dla kontrahentów. System, analizując historię transakcji z danym klientem, samodzielnie oceni jego zdolność do spłaty zobowiązań i zasugeruje odpowiedni limit. Dzięki temu pracownicy, którzy dotychczas musieli przygotowywać raporty i ręcznie ustalać limity, otrzymają gotowe propozycje generowane przez AI, co skróci czas potrzebny na ustalenie odpowiednich wartości oraz zmniejszy ryzyko błędów. Inteligentna windykacja obejmie również analizę dokumentów pod kątem przewidywanego terminu spłaty. Na podstawie wcześniejszych płatności kontrahenta system określi najbardziej prawdopodobny czas uregulowania zobowiązania, co znacząco usprawni analizy cash-flow i planowanie wydatków przedsiębiorstwa, dostarczając daty spłat bliższe rzeczywistym niż standardowe terminy widniejące na fakturach.
Wsparcie pracy w magazynie
Systemy Comarch od lat oferują rozwiązania wspierające zarówno kierowników, jak i pracowników magazynu. Kluczowym narzędziem w tym zakresie jest aplikacja Comarch WMS, która wspomaga zarządzanie przestrzenią i optymalne rozmieszczenie towarów w magazynie wysokiego składowania. Integracja Comarch WMS z systemem Comarch ERP XL oraz sztuczną inteligencją pozwala uzyskać istotne korzyści.
Automatyczna klasyfikacja ABC/XYZ
System automatycznie przypisuje produkty do odpowiednich kategorii ABC/XYZ, co wspiera optymalną alokację zapasów i organizację towarów w magazynie, przekładając się na obniżenie kosztów operacyjnych. Klasyfikacja ta powstaje na podstawie analizy danych historycznych, gdzie algorytm AI przewiduje przyszłe zapotrzebowanie na dany produkt i przypisuje mu odpowiednią kategorię. W przypadku nowych produktów bez historii sprzedaży algorytm bazuje na podobieństwie do innych towarów, co umożliwia skuteczną optymalizację od samego początku ich obecności w magazynie. Dzięki odpowiedniej klasyfikacji produkty o szybszej rotacji mogą być rozmieszczane bliżej strefy pakowania, co zwiększa efektywność.
Optymalizacja przydziału dyspozycji
System Comarch WMS wykorzystuje algorytmy AI do analizy pracy magazynierów i historycznych czasów realizacji dokumentów magazynowych. System bierze pod uwagę także umiejętności i uprawnienia pracowników, jak na przykład obsługa wózków widłowych czy dostęp do wybranych stref magazynowych. Na tej podstawie algorytm przewiduje czas realizacji każdego zadania i przydziela je tak, aby maksymalnie wykorzystać zasoby pracowników. Algorytm uwzględnia także bieżące obciążenie, by równomiernie rozłożyć zadania, zapobiegając nadmiernemu obciążeniu jednych pracowników przy jednoczesnym niedociążeniu innych. Taki system automatycznie przypisuje zadania w momencie ich pojawienia się, co pozwala kierownikowi magazynu oszczędzić czas, który normalnie poświęcałby na manualne rozdzielanie zadań. Efektem jest szybsze wykonywanie prac magazynowych, a także większe zadowolenie pracowników, którzy mogą realizować zadania bardziej dostosowane do swoich umiejętności i czasu.
Wsparcie procesów produkcji
Comarch od wielu lat rozwija zaawansowane narzędzia informatyczne, które wspierają i optymalizują procesy produkcyjne. Systemy Comarch ERP XL i Comarch ERP Enterprise oferują mechanizmy robotyzacji, które pomagają przedsiębiorstwom w codziennym zarządzaniu działalnością wytwórczą. Dział planistyczny korzysta z różnych narzędzi, takich jak automatyczne planowanie i harmonogramowanie produkcji, a także automatyczne powiadamianie o konfliktach w harmonogramie. Proces zaopatrzenia w materiały również zyskuje na efektywności dzięki automatycznemu wyliczaniu zapotrzebowania MRP na surowce i wyroby. Mechanizmy RPA (robotyzacja procesów biznesowych) w Comarch ERP mogą nawet rekomendować zmiany technologiczne na podstawie analizy danych dotyczących planowanej i rzeczywistej produkcji, takich jak ilości wykorzystanych surowców, wytworzonych produktów oraz czas realizacji poszczególnych operacji.
Integracja Comarch ERP z platformą Comarch IoT otwiera nowe możliwości optymalizacji procesów produkcyjnych. Platforma ta zbiera dane bezpośrednio z maszyn lub czujników, które następnie mogą być przesyłane do systemu ERP. Taka integracja przynosi przedsiębiorstwom szereg korzyści, w tym:
- automatyczne przeplanowanie produkcji w przypadku zarejestrowania przestoju maszyny,
- automatyczną rejestrację przestojów i awarii maszyn,
- automatyczne rejestrowanie wykonania zleceń produkcyjnych,
- automatyczne planowanie zleceń naprawy po wykryciu przekroczenia norm dla kluczowych parametrów maszyn (np. częstotliwość drgań, temperatura),
- automatyczną kontrolę jakości wytwarzanych elementów, z analizą pod kątem defektów lub norm kluczowych parametrów (np. waga, wymiary),
- automatyczną lokalizację kluczowych zasobów, takich jak narzędzia.
Dla przedsiębiorstw, które potrzebują zaawansowanych funkcji harmonogramowania produkcji, Comarch rozwija dedykowany system Comarch APS. System ten wykorzysta algorytmy sztucznej inteligencji, które na podstawie istniejących harmonogramów oraz zarejestrowanej realizacji produkcji, usprawnią kryteria optymalizacji planowania. To z kolei przyczyni się do lepszej efektywności realizacji produkcji w ustalonych terminach.
Automatyzacja bezpieczeństwa
W firmowych bazach danych przechowywane są ogromne ilości cennych informacji, które są regularnie aktualizowane przez pracowników z różnych działów. Utrata dostępu do tych danych może prowadzić do całkowitego wstrzymania procesów biznesowych, dlatego niezwykle ważne jest regularne tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu, w przypadku awarii, można bezpiecznie przywrócić bazę danych z posiadanej kopii. Aplikacja Comarch IBARD umożliwia definiowanie zadań backupowych dla baz danych MS SQL oraz PostgreSQL, niezależnie od wykorzystywanego systemu ERP. Użytkownicy mogą dostosować częstotliwość przesyłania kopii zapasowej do Chmury Comarch, w zależności od indywidualnych potrzeb. Aplikacja pozwala również na określenie liczby przechowywanych pełnych lub różnicowych kopii zapasowych oraz na ustawienie powiadomień informujących o wynikach konkretnych zadań backupowych. Dzięki integracji międzysystemowej klienci Comarch ERP mogą w kilku prostych krokach skonfigurować automatyczne wykonywanie kopii zapasowej bezpośrednio w używanym programie. Kopia zapasowa danych jest przesyłana na bezpieczne serwery Comarch Data Center w wybranym dniu i o określonej godzinie, bez potrzeby ręcznego nadzoru nad procesem, co znacząco oszczędza czas. Dodatkowo, odpowiednie ustawienie harmonogramu umożliwia automatyczne uruchamianie kopii zapasowej po włączeniu komputera oraz obejmowanie nowo dodanych zasobów ochroną. W obliczu rosnącej liczby cyberataków, szczególnie istotne jest wsparcie klientów w zakresie ochrony danych. Automatycznie wykonywane kopie zapasowe, które można skonfigurować z minimalną interwencją użytkownika, stanowią kierunek, w jakim zmierza automatyzacja bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Sztuczna inteligencja (AI) stała się integralną częścią codziennego życia oraz systemów zarządzania przedsiębiorstwami, a jej znaczenie wciąż rośnie. Technologia ta ma na celu wspieranie pracowników, umożliwiając im skoncentrowanie się na zadaniach, w których AI nie jest w stanie ich zastąpić. Ignorowanie postępu w dziedzinie AI może prowadzić do spadku konkurencyjności, dlatego przedsiębiorstwa powinny korzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak systemy Comarch. Oferta Comarch jest nieustannie rozwijana w odpowiedzi na realne potrzeby przedsiębiorców, oferując dostęp do narzędzi wykorzystujących AI w sposób efektywny i przystępny. Główne cele to dostarczanie bezpiecznych produktów, które zwiększają efektywność, obniżają koszty i przyczyniają się do wzrostu przychodów. Użytkownicy systemów Comarch ERP zyskują na ergonomii interfejsów, automatyzacji powtarzalnych procesów oraz wsparciu w podejmowaniu decyzji na podstawie analizy danych. W ofercie Comarch znajdują się narzędzia, które wspierają automatyzację w różnych obszarach działalności, w tym handlu, logistyce oraz e-commerce. Mechanizmy takie jak Comarch OCR ułatwiają przetwarzanie dokumentów, a ich zakres będzie stale rozszerzany, co zapewnia ciągły rozwój i wsparcie technologiczne dla firm korzystających z rozwiązań Comarch.