Comarch DMS (Document Management System) jest to narzędzie umożliwiające w prosty sposób na modelowanie różnego typu procesów w zakresie obiegu dokumentów. Korzystanie z zaawansowanych opcji pomoże Ci wdrożyć i usprawnić np. elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników oraz wykonanie zapotrzebowań lub dokumentacji technicznych.
Obieg dokumentów oraz procesy biznesowe
Bez względu na rodzaj działalności, każde przedsiębiorstwo potrzebuje efektywnego zarządzania dokumentami, a w szczególności ich rejestracją oraz obiegiem wewnątrz firmy. Przetwarzane dokumenty są ściśle powiązane z ustalonymi procedurami pracy. Wymagają one zarówno weryfikacji, jak i analizy oraz zatwierdzenia przez wielu pracowników na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Aplikacja Comarch DMS ma na celu polepszyć workflow (przepływ pracy) w firmie przez modelowanie procesów, przepływu prac oraz zadań wewnątrz przedsiębiorstwa.
Korzyści oraz funkcjonalności Comarch DMS
- Kompletna obsługa korespondencji firmy (z poziomu systemu i z poziomu aplikacji webowej).
- Zabezpieczenie przed utratą danych w przypadku zgubienia albo zniszczenia dokumentu papierowego (przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej).
- Automatyczny import. Umożliwia szybko dodawać skany dokumentów do systemu.
- Minimalizacja kosztów uzyskana, dzięki ograniczeniu ilości papierowych dokumentów.
- Precyzyjne wskazanie pracownika odpowiedzialnego za dany etap, co sprawia, że zadania są w realizowane dużo szybkiej.
- Nadzór czasu realizacji zadań, przy pomocy analiz czasu pracy nad dokumentem w zadanym etapie.
- Wgląd do aktualnej informacji dotyczącej statusu zarejestrowanego dokumentu.
- Opcja pracy z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.
- Przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji.
- Zautomatyzowanie oraz skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi.
Elektroniczny obieg dokumentów w pełni integruje się z systemem Comarch ERP
Comarch DMS współpracuje z systemami Comarch ERP np. w zakresie wiązania dokumentów oraz dodawania opisu analitycznego. Zestaw dostępnych funkcjonalności może się różnić w zależności od wykorzystywanego systemu Comarch ERP. Skontaktuj się z nami dzwoniąc pod numer +48 12 636 42 43, aby uzyskać szczegółowe informacje.
Elastyczne modelowanie procesów oraz przepływu pracy w firmie
Modelowanie procesu w systemie Comarch DMS zachodzi w intuicyjnym edytorze. Po wprowadzeniu następnych etapów tworzony jest diagram złożony z bloków, które są połączone strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy (workflow) i informacji. Uprawnienia są ustalane w każdym etapie obiegu oraz mogą być zawężone do konkretnego pracownika, czy też grupy pracowników zajmujących to samo stanowisko lub pracujących w jednym dziale. Istnieje możliwość odzwierciedlenia schematu dowolnego dokumentu przy pomocy gotowych obiektów karty obiegu. Na definiowanym etapie można znaleźć opcję określenia warunków, które muszą być spełnione w celu poprawnego przekazania dokumentu do kolejnego etapu.
Przykładem jest umieszczanie informacji dotyczących wartości faktury co sprawi, że dokument zostanie przekazany do akceptacji prezesa firmy, tylko jeśli jej kwota nie przekroczy np. 1000 zł. W innym przypadku dokument trafi do dyrektora. Na każdym etapie wykonywanego procesu użytkownik może wybrać opcje, dzięki której będzie otrzymywał powiadomienie e-mail dotyczące przekazania do niego nowego dokumentu, przeterminowania dokumentu, czy też upływie czasu na podjęcie decyzji.
Obsługa zgłoszeń związanych z procedurami ISO
Comarch DMS jest systemem, który pozwala na obsługę zgłoszeń wynikających z obowiązujących w firmie procedur systemu zarządzania jakością (ISO). W ramach aplikacji można:
- stworzyć repozytorium dokumentów prezentujących poszczególne procedury,
- zgłaszać wnioski racjonalizatorskie (kaizen),
- zgłaszać wymagające działania korygująco-zapobiegawcze.
Elastyczność narzędzia w które jest wyposażony system Comarch DMS powoduje, iż w sytuacji, gdy dojdzie do modyfikacji konkretnej procedury, można szybko dostosować ścieżkę do bieżących potrzeb Twojej firmy.
Wgląd do kluczowych informacji dotyczących realizowanych dokumentów
Z poziomu list dokumentów pracownik ma wgląd do najważniejszych informacji dotyczących przypisanych procesów. W pojedynczych kolumnach listy znajdują się informacje o procesie, do którego należy dokument, statusie dokumentu, czasie pozostałym na wykonanie, czy też terminie automatycznego przekazania dokumentu do kolejnego etapu. Na początku listy są wyświetlane dokumenty, których czas realizacji przeminął. Rozbudowane filtrowanie sprawia, że wyszukiwanie dokumentów po informacjach określonych w zapotrzebowaniach, czy fakturach jest łatwiejsze. Natomiast opcja oznaczania poszczególnych etapów kolorami zwiększa czytelność listy.
Wielofirmowość
System Comarch DMS umożliwia pracę w trybie wielofirmowym. Grupy kapitałowe oraz holdingi złożone z kilku firm będą mogły zarządzać dokumentami z jednego miejsca. Aplikacja daje możliwość definiowania procesów wykorzystujących dane z wszystkich firm, które pracują w systemach Comarch ERP XL, czy też Comarch ERP Optima.
Comarch DMS współpracuje z programami OCR
Oprogramowanie OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) rozpoznaje treści ze skanu dokumentu oraz umieszcza je w formie tekstowej w lokalnej bazie danych. Zidentyfikowane treści przekazywane są dalej do obiektów karty obiegu razem ze skanem dokumentu (jako załącznik). Natomiast po potwierdzeniu przedstawiane są na liście dokumentów. Opcja ta skraca czas rejestracji danych w systemie oraz zmniejsza ryzyko nieprawidłowego wprowadzenia informacji. Współpraca systemu Comarch DMS z wybranym programem OCR sprawiła, że nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania dokumentów do systemu przez użytkownika.
Opcja pracy na komputerze oraz urządzeniach mobilnych
Comarch DMS umożliwia pracę na czterech platformach. Operator może wybrać pracę w aplikacji stacjonarnej, webowej w dwóch wariantach (komputer albo mobile), a także w dedykowanych wersjach mobilnych, które są dostępne na platformach iOS oraz Android. Istnieje opcja dekretowania dokumentów, akceptowania zapotrzebowań, także przez osoby znajdujące się poza biurem.
Analiza wykonywanych procesów
W systemie Comarch DMS istnieje moduł służący do raportowania oraz pozwalający na prezentowanie danych oprocesowanych dokumentów w postaci tabel i wykresów. Razem z aplikacją dostępny jest kreator raportów i gotowe zestawienia. Analiza realizowanych procesów sprawia, że możesz szybko sprawdzić czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów w danej ścieżce akceptacji lub określić wąskie gardła wykonywanych procesów.