Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma zacząć obowiązywać w 2026 roku, co w kontekście przygotowań na tę zmianę nie jest już odległym terminem. Choć nowe zasady i propozycje dotyczące tego systemu są stopniowo ujawniane, przedsiębiorcy wciąż mają wiele pytań i wątpliwości dotyczących działania KSeF oraz jego korzyści. Co już wiadomo na temat nadchodzących zmian, a na jakie informacje przedsiębiorcy czekają jeszcze, i jak dostawcy systemów ERP mogą przygotować się na tę rewolucję w fakturowaniu?
Krajowy System e-Faktur – najważniejsze informacje
KSeF, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych, stanowi największą zmianę w zakresie fakturowania w ostatnich latach. Choć termin jego obowiązkowego wdrożenia był już kilkakrotnie przesuwany, zgodnie z obecnym ustawodawstwem, system zacznie obowiązywać:
- 1 lutego 2026 roku – dla firm, których roczna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczy 200 mln zł w 2025 roku,
- 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorstw.
Wdrożenie KSeF to duże wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców, ale także dla producentów systemów ERP, którzy muszą dostosować swoje rozwiązania do nowych, skomplikowanych wymagań. To z kolei wymaga współpracy między różnymi stronami: rządem, dostawcami systemów oraz samymi firmami.
Co już wiemy?
Na początku listopada zeszłego roku Ministerstwo Finansów zaprezentowało projekt nowelizacji ustawy o KSeF, w którym pojawiły się m.in. następujące zmiany:
- nowa wersja schemy FA(3), która ma dostosować system do zmieniających się wymagań technologicznych,
- półroczny okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców, którzy dokonują niewielkich transakcji,
- możliwość wystawiania faktur przez kasy rejestrujące do lipca 2026 roku,
- dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów,
- możliwość przesyłania faktur z załącznikami,
- odroczenie kilku wymogów, w tym obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach czy wymogu wystawiania faktur z kas rejestrujących.
Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2022 roku, co pozwala na zdobycie doświadczenia przed obowiązkowym wdrożeniem systemu.
Bariery na drodze do KSeF
Wciąż istnieje wiele barier, które utrudniają pełne wdrożenie systemu. Największym problemem jest brak ostatecznych wytycznych technicznych. Aby skutecznie wdrożyć KSeF, przedsiębiorcy i producenci ERP potrzebują jasnych i szczegółowych informacji dotyczących ostatecznego formatu e-faktury. Zmiany w wytycznych, które pojawiają się w trakcie procesu wdrażania, mogą prowadzić do dodatkowych kosztów i opóźnień, co wpływa na efektywność całego procesu oraz zwiększa frustrację użytkowników.
Dodatkowo, integracja KSeF z systemami ERP jest skomplikowana, ponieważ te systemy często muszą współpracować z innymi narzędziami, takimi jak CRM, POS czy systemy do obiegu dokumentów. W związku z tym, dobrym rozwiązaniem może być wybór jednego dostawcy, który będzie w stanie obsłużyć wszystkie niezbędne procesy w firmie.
Wdrożenie KSeF to duże wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i producentów systemów ERP. Aby to osiągnąć, niezbędna jest współpraca różnych stron, a także zapewnienie stabilnych wytycznych technicznych, interoperacyjności systemów oraz wystarczającego czasu na adaptację. Tylko w ten sposób możliwe będzie stworzenie efektywnego i bezpiecznego narzędzia, które przyniesie korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i Państwu.