Pojawiło się dużo pytań związanych z nową aplikacją Comarch e-Sprawozdania. Poniżej niektóre z nich wraz z odpowiedziami.

1). Czy wymagane jest posiadanie podpisu elektronicznego od wszystkich członków Zarządu, czy wystarczy, że podpis kwalifikowany będzie mieć tylko jedna osoba z Zarządu?

e-Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki (cały zarząd) – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

2). Czy spółka składając sprawozdanie do KRS, może to zrobić w formie skanów zapisanych w formacie PDF (czyli tak jak było to możliwe w zeszłym roku)?

Nie. Po 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej w formacie XML oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią tego sprawozdania, nie zaś oryginałem.

3). Czy aplikacja e-Sprawozdania ma możliwość sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z załącznikiem nr 6 Ustawy o Rachunkowości?

Jeszcze nie. Systematycznie są dodawane nowe wzory, załącznik nr 6 będzie dodany w marcu tego roku.

4). Czy istnieje możliwość wydrukowania sporządzonego sprawozdania z aplikacji Comarch e-Sprawozdania?

Aktualnie dodawane są wydruki do aplikacji i pojawią się pod koniec stycznia. Można zapisać się do naszego newslettera oraz/lub obserwować naszą stronę na Facebooku, aby dostawać zawsze aktualne informacje związane z nowościami.

5). W jakiej formie należy dołączyć do sprawozdania opinię biegłego rewidenta?

Sprawozdanie biegłego rewidenta dołączane jest oddzielnie na portalu KRS. Nie ma ono formy XML, zazwyczaj będzie to podpisany elektronicznie dokument PDF.

6). Czy sprawozdanie finansowe przygotowane w tradycyjnej wersji Optima można w jakikolwiek sposób podpisać elektronicznie, czy trzeba koniecznie je przygotować w aplikacji?

Do stworzenia e-Sprawozdania Finansowego wysyłanego do KRS potrzebna jest aplikacja tworząca sprawozdanie finansowe w formie XML.

7). Kiedy dokładnie będzie dostępne sprawozdanie dla jednostki mikro?

Planowana data wydania wersji ze schematem jednostek mikro to 31 stycznia 2019. 

8). Czy to prawda (jak podano w podręczniku użytkownika), że całą informację dodatkową można dodać w postaci jednego pliku PDF?

Tak, całą informację dodatkową (oprócz kalkulacji podatku dochodowego) można przesłać jako jeden plik (w jednej nocie aplikacji Comarch e-Sprawozdania).

9). W jaki sposób tworzy się część narracyjną – np. opisy pod notami?

Każda nota składa się z części Opis oraz opcjonalnie załącznik np. obraz tabeli. Opis do noty można bezpośrednio wpisać na ekranie aplikacji.

10). Czy można wprowadzać dane w tys. zł w Comarch e-Sprawozdanie?

Tak, można.

11). Kiedy dokładnie będzie dostępna wersja dla BR, umożliwiająca pobranie danych z Comarch ERP?

Aplikacja Comarch e-Sprawozdania z integracją z systemami Comarch będzie dostępna 31.01.2019 (również z integracją dla Optima BR – Biura Rachunkowe).

12). Czy zarząd może zdalnie podpisać sprawozdanie finansowe, czy musi to się odbyć w biurze / na komputerze, na którym jest zainstalowane e-Sprawozdanie?

Podpisywany tak naprawdę jest plik XML ze sprawozdaniem finansowym. Jeden z członków zarządu podpisuje na swoim komputerze plik XML i tak podpisane sprawozdanie przesyła np. mailem do innego członka, który dołącza swój podpis. Można również przechowywać taki plik we współdzielonej lokalizacji lub bazie danych. Nie jest wymagany fizyczny dostęp do maszyny, na której jest zainstalowane e-Sprawozdanie.

13). W sprawozdaniu finansowym posiadamy dodatkową pozycję w kapitałach własnych jak Pasywa A.VIII „Pozostałe kapitały własne”, która jest pozycją niewynikającą z załącznika nr 1 UoR. Czy aplikacja Comarch e-Sprawozdanie pozwala na dodanie dodatkowej pozycji (czy schemat Ministerstwa Finansów dopuszcza możliwość dodanie takiej pozycji)?

Tak. Można dodać własne pozycje do sprawozdania.

14). Czy w informacji dodatkowej jest możliwość dodawania własnych not?

Tak, jest taka możliwość.

15). Czy firma ma obowiązek przedstawienia biegłemu rewidentowi sprawozdanie do badania w formie pliku XML, czy też w innej formie np. formie wydruku lub wydruku PDF?

Najprawdopodobniej biegły rewident będzie sobie życzył podczas badania plik PDF lub wydruk ze względu na większą czytelność. Swoją opinię będzie on jednak wyrażał do pliku XML, gdyż to w takiej postaci będzie on składany do KRS. Po wprowadzeniu wszystkich korekt do sprawozdania trzeba będzie mu zatem przesłać ostateczną wersję w formie XML.

16). Czy aplikacja e-Sprawozdania zapisuje dane w bazie danych SQL?

Możliwe jest kilka wariantów przechowywania danych. Można przechowywać tylko pliki XML, można także podłączyć aplikację do bazy SQL i tam je przechowywać.

17). Rozumiem, że wszelkie dane finansowe e-sprawozdanie zaciągnie sobie od 31.01.2019 z Comarch ERP zestawień księgowych?

 W obecnej wersji – tak, ale w zakresie zestawień (bilans, RZiS, ZZwKW, RzPP bez informacji dodatkowej).

18). Rozumiem, iż po podpisaniu pliku XML będzie istniała możliwość wysłania go poprzez aplikację e-Sprawozdania do KRS?

Niestety Ministerstwo Sprawiedliwości, które odpowiada za KRS nie przewidziało żadnego interfejsu do wysyłki. Podpisany plik XML trzeba zatem samodzielnie dodać na portalu KRS. Jak tylko Ministerstwo udostępni interfejs pozwalający robić to zdalnie, zostanie to dodane do aplikacji Comarch e-Sprawozdania.

19). Czy z programu Comarch e-Sprawozdania można korzystać i wprowadzać dane, gdy księgi są prowadzone w innych programach?

Tak, istnieje taka możliwość. Dane można wypełniać ręcznie lub poprzez stworzenie integracji z aplikacją Comarch e-Sprawozdania we własnym zakresie.

20).  Czyli nie trzeba zaciągać danych z np. Comarch ERP Optima i można je wpisywać z ręki?

 Tak, aplikacja e-Sprawozdania ostatecznie umożliwia ręczną edycję danych.

21). Czy w przypadku zakupu wersji serwerowej XL istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia danych do sprawozdania, czy jedynie zaciągania z Comarch ERP XL?

Można je wpisać ręcznie, również w Comarch ERP XL.

22). Jak wygląda proces podpisywania sprawozdania przez zarząd?

Aktualnie można go podpisać gotowy plik XML za pomocą oprogramowania dostarczonego przez dostawców podpisów kwalifikowanych. W kolejnej wersji umożliwimy dodawanie podpisów bezpośrednio z poziomu aplikacji Comarch e-Sprawozdania.

23).  Czy jest dostępna wersja demo lub prezentacja do pobrania?

Jest dostępna wersja demo do pobrania.

24). Czy będzie możliwość wykorzystania oprogramowania w następnych latach, czy wiąże się to z dodatkowymi opłatami? Nie posiadamy oprogramowania Comarch FK.

W Państwa przypadku w ciągu roku od nabycia aplikacji e-Sprawozdania będzie możliwy darmowy Upgrade. Po tym okresie można wykupić Upgrade na kolejny okres, który umożliwi korzystanie z nowych funkcjonalności programu.

25). Czy protokół z walnego zgromadzenia i uchwały zarządu dodajemy jako załącznik do informacji dodatkowej?

Nie. Dołączane są one oddzielnie na portalu KRS.

26).  Czy cena nie jest za wysoka?

Stworzenie Sprawozdania Finansowego ze wszystkimi obowiązkowymi elementami wymagało zbudowania oddzielnej aplikacji, dodatkowego modułu do systemów ERP. Nie można było wygenerować pliku XML, który spełniałby wymogi nowych przepisów prawnych bezpośrednio z systemu ERP, dlatego została wprowadzona opłata za powyższą, dodatkową funkcjonalność.

27). Czy do aplikacji można importować dane z programów księgowych lub z Excela?

Struktura Ministerstwa jest bardzo restrykcyjna. Dane w pliku XML prezentowane są w formie drzewka, a plik Excela z natury przechowuje dane w formie tabeli. Nie da się tego w prosty sposób dokładnie przełożyć. W późniejszym czasie zostanie przygotowany dedykowany szablon pliku Excela, skąd te dane będzie można zaimportować. Jeśli chodzi o programy księgowe to domyślnie wspierane są systemy z rodziny Comarch ERP. Dla innych systemów księgowych przewidziano uproszczony konektor, ale będzie to wymagało wdrożenia przez partnera (trzeba uwzględnić jak inny system przechowuje informacje w swojej bazie danych).

28). Czy po podpisaniu sprawozdania przez wszystkie uprawnione osoby przy wysyłce do KRS plik musi zostać podpisany ponownie przez wszystkich uprawnionych?

Nie. Plik XML zawiera już wtedy wszystkie podpisy.

29).  Czy jednostki, które nie są wpisane do KRS i muszą wysłać wraz PIT36L z końcem kwietnia sprawozdanie do Urzędu Skarbowego będą mogły wysłać bezpośrednio z systemu?

Tak, będzie dodana taka możliwość.

30). W sklepie są dostępne np. e-Sprawozdania dla Biur Rachunkowych, czy jak kupię ten program to będzie on działać od razu czy dopiero od 31.01.2019?

Aplikacja jest już teraz dostępna i gotowa do pracy. W dniu 31.01.2019 zostaną udostępnione nowe funkcjonalności (właśnie takie jak integracja z systemami Comarch ERP lub wydruki) – prawo do upgrade do nowych wersji jest darmowe w przypadku posiadania gwarancji.

31). Czy jeżeli otrzymam od kogoś sprawozdanie finansowe w wersji XML czy za pomocą tego narzędzia będzie można takie sprawozdanie otworzyć w wersji tabelarycznej i wydrukować lub zapisać w wersji pdf?

Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania umożliwia tego typu operacje (opcja wydruku będzie udostępniona od wersji 31.01.2019).

32). Czy załączniki do sprawozdania i wszelkie uchwały można dołączyć w pliku pdf i system sam to przekształci w plik do Ministerstwa Finansów?

W tym przypadku nie ma prostej odpowiedzi. Zależy od tego, czy sprawozdanie jest składane do KRS, czy do Szefa KAS (np. osoby fizyczne). Do KRS uchwały są załączane na ich portalu osobno. W przypadku szefa KAS uchwały są dołączone do aplikacji, a ona robi z tego paczkę i od razu przesyła. Załączniki do sprawozdania w formie np. not objaśniających w obu przypadkach są dodawane bezpośrednio w aplikacji.

33). Czy jeżeli dotychczasowo składaliśmy sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej to: czy możemy w XML, czy musimy przejść na pełne sprawozdanie?

Nie, UoR nadal przewiduje możliwość tworzenia uproszczonego sprawozdania finansowego – więc nie ma konieczności tworzenia pełnej wersji tego sprawozdania (elementy w aplikacji e-Sprawozdania w odpowiednim schemacie Sprawozdań Finansowych nie muszą być uzupełnione pole po polu – jeśli wymaga tego uproszczenie). Ponadto funkcjonalność ukrywania pustych wierszy pozwoli na stworzenie przejrzystego widoku całego sprawozdania finansowego.

34). Czy osoby fizyczne też przekazują sprawozdanie drogą elektroniczną, ponieważ nie ma ich w systemie KRS, natomiast działają na podstawie CDEIG?

Podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, również przekazują sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. Takie e-Sprawozdanie wysyłają do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych poprzez strony Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

35). Czy można w Comarch e-Sprawozdania po zaciągnięciu danych z Comarch Optima, dokonać ręcznie zmiany danych w bilansie lub rachunku zysków i strat?

Tak, po zaciągnięciu danych z systemów Comarch ERP będzie możliwa edycja danych w tych zestawieniach w aplikacji e-Sprawozdania.

36). A co ze sprawozdaniami skonsolidowanymi, jeśli spółka nie pracuje w systemie Comarch ERP?

Schemat skonsolidowanych sprawozdań finansowych będzie dostępny w naszej aplikacji w marcu 2019. I będzie możliwy do wypełnienia niezależnie od posiadanego systemu ERP (wtedy wystarczy zakupić wersję dla klientów nieposiadających systemów Comarch ERP).

37). Czy aplikacja e-Sprawozdania jest już dostępna? 

Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania jest już dostępna. Można ją kupić np. w naszym sklepie internetowym.

38).  Czy jeśli ktoś jest zobowiązany złożyć sprawozdanie finansowe tylko do Urzędu Skarbowego to czy również wysyłam w taki sam sposób?

Takie jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

39).  A jeżeli do tej pory nie miałam obowiązku składania sprawozdania finansowego do KRS tylko do Urzędu Skarbowego to czy teraz też muszę przesłać sprawozdanie do KRS?

Nie, jednostki wpisane do KRS wysyłają e-Sprawozdania Finansowe do KRS, a podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego składają je do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych poprzez strony Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. 

40). Jak się tworzy noty w programie Comarch e-Sprawozdania?

Noty do sprawozdania finansowego (oprócz kalkulacji podatku dochodowego) są tworzone niezależnie od aplikacji e-Sprawozdania. Takie noty następnie mogą być dołączane do e-Sprawozdania Finansowego poprzez dodanie ich w aplikacji do zakładki „Noty i objaśnienia” w dowolnym formacie przewidzianym przez Ministerstwo Finansów m.in. PDF, Excel, Word.

41). Czy istnieje możliwość, aby sprawozdanie zostało podpisane przez dwie osoby, przy czym przez jedną za pomocą podpisu kwalifikowanego, a przez drugą za pomocą podpisu EPUAP?

Nie, w aplikacji w obecnej wersji nie ma możliwości podpisu pliku XML poprzez profil zaufany ePUAP, gdy w przyszłości będzie dostępna możliwość zdalnego podpisu ePUAPem, Comarch będzie starał się dodać taką funkcjonalność.

42). Co pojawiło się w drugiej wersji aplikacji Comarch e-Sprawozdania?

W wersji tej udostępniona została funkcjonalność zaczytywania zestawień księgowych z programu Optima, funkcjonalność tworzenia sprawozdań dla jednostek mikro, a także możliwość tworzenia wydruków. 

43). Czy w aplikacji Comarch e-Sprawozdania można zarządzać podpisami elektronicznymi?

W marcu zostanie dodana w aplikacji możliwość zarządzania podpisami elektronicznymi (kwalifikowanymi) i będzie można złożyć podpis pod e-Sprawozdaniem właśnie tym sposobem z aplikacji e-Sprawozdania. 

44). Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP plik lub pismo przez kilka osób?

https://www.michalin.pl/jak-podpisac-podpisem-zaufanym-epuap-plik-lub-pismo-przez-kilka-osob/

45). Jak podpisać e-Sprawozdanie Finansowe profilem zaufanym z ePUAP?

Sprawdź tutaj instrukcję krok po kroku:

https://www.cdnpartner.pl/jak-podpisac-e-sprawozdanie-finansowe-profilem-zaufanym-z-epuap/