Obecnie efektywne zarządzanie dokumentami, a szczególnie rejestracja i ich obieg wewnątrz firmy to podstawa, bez względu na branżę, w której działa przedsiębiorstwo. Dokumenty są sprawdzane, analizowane i zatwierdzane przez wielu pracowników w różnych działach, na różnych stanowiskach. Obieg dokumentów jest ustalony odpowiednimi procedurami w określonej firmie.

Każdy z nas kojarzy np. „papierowe” wnioski o urlop, gdzie trzeba uzyskać podpis przełożonego i nierzadko samemu zanieść do kadr. W dobie powszechnej cyfryzacji uznanie zyskują systemy elektronicznego obiegu dokumentów, które ułatwiają pracę z dokumentami poprzez modelowanie procesów i przepływu prac oraz zadań wewnątrz przedsiębiorstwa.

System DMS (Document Management System) jest narzędziem służącym do zarządzania dokumentami. Można w nim gromadzić, kompletować, indeksować, udostępniać oraz wyszukiwać dokumenty stworzone w przedsiębiorstwie, a także te przychodzące spoza firmy.

Systemy DMS umożliwiają wyszukiwanie dokumentów według konkretnych kryteriów. Do tego systemu dokumenty mogą trafić np. dzięki automatycznemu zapisywaniu z dysku, bezpośredniemu skanowaniu lub przez pocztę elektroniczną. Dodatkowo systemy DMS pozwalają na rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie. Dzięki doskonałej organizacji kompletowania dokumentów, specjalnym funkcjom i prostemu interfejsowi użytkownika systemy DMS są proste w obsłudze, co jest kolejnym ich plusem. Zaawansowane możliwości pomogą wdrożyć oraz usprawnić np.: elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznych.

Dokumenty w systemach DMS są zorganizowane zazwyczaj w strukturę drzewiastą. Systemy DMS posiadają szereg funkcji ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument jest posiadaczem metryki przedstawiające informacje o nim. Informacje zawarte w metryce mogą być rozwinięte o nowe pozycje przez pracownika. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane formując komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.

Do systemu Comarch DMS dokumenty mogą być dodawane w następujący sposób:

• Poprzez ręczne dodanie dokumentu.
• Z poziomu poczty elektronicznej.
• Ze skanera.
• Z dowolnego programu OCR.
• Z poziomu programu ERP.
• Z dysku/lokalizacji sieciowej.

Korzyści oraz funkcjonalności systemu Comarch DMS:

• Pełna obsługa korespondencji firmy, zarówno z poziomu systemu, jak i aplikacji dostępnej poprzez WWW.
• Dostęp z aplikacji mobilnej.
• Zapewnione bezpieczeństwo. Ochrona przed utratą danych w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego — przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej.
• Szybkie dodawanie skanów dokumentów do systemu, dzięki automatycznemu importowi.
• Redukcja kosztów poprzez ograniczenie ilości tradycyjnych, papierowych dokumentów.
• Zadania wykonywane są szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za dany etap.
• Kontrola czasu realizacji zadań, za pomocą analiz czasu pracy nad dokumentem w zadanym etapie.
• Dostęp do zawsze aktualnej informacji na temat statusu zarejestrowanego dokumentu.
• Możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
• Przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji.
• Zautomatyzowanie i skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi.

Comarch DMS to narzędzie, w którym definiowanie procesu obiegu dokumentu odbywa się w intuicyjnym edytorze.  Po wprowadzeniu kolejnych etapów, budowany jest diagram złożony z bloków połączonych strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy oraz informacji. Uprawnienia mogą być ograniczone do konkretnego pracownika, stanowiska czy działu i definiowane na każdym etapie obiegu. W modelowanym etapie procesu mogą Państwo odzwierciedlić schemat dowolnego dokumentu za pomocą gotowych obiektów karty obiegu.

Na definiowanym etapie możliwe jest określenie warunków, jakie muszą być spełnione, aby dokument został przekazany do konkretnego etapu (np. dokument trafia do księgowości, jeśli wartość faktury nie przekroczy np. 1000 zł, w przeciwnym razie trafi ona do dyrektora.

System umożliwia generowanie wiadomości e-mail do pracownika o przekazaniu do niego nowego dokumentu, przeterminowaniu czy upływającym czasie na podjęcie decyzji.

Comarch DMS pozwala także na obsługę zgłoszeń wynikających z obowiązujących w firmie procedur systemu zarządzania jakością (ISO). Dużą zaletą jest praca w trybie wielofirmowym. Dzięki temu grupy kapitałowe i holdingi złożone z kilku firm mogą zarządzać dokumentami z jednego miejsca.

Przykłady obiegu dokumentów możliwych do zrealizowania w Comarch DMS:

• Zamówienie zakupu/Faktura zakupowa (pracownik generuje zamówienie, przełożony akceptuje bądź nie akceptuje ustalone przez pracownika warunki zamówienia, jeśli zamówienie przekracza kwotę np. 100 tys. zł to zgodę musi wyrazić prezes).
• Tworzenie nowej karty towaru w Comarch DMS i generowanie jej w systemie Comarch ERP XL.
• Dokument umowy na etapie tworzenia przechodzi przez różne działy w firmie, po uzgodnieniu jest przekazywany do klienta.
• Rejestr pism przychodzących (dokumenty są skanowane i przekazywane do adresatów lub osób odpowiedzialnych za daną sprawę).
• Delegacje pracownicze, wnioski urlopowe.
• Postępowanie przetargowe.
• Akceptacja ofert.
• Opracowanie nowych technologii i wiele innych.

  Pobierz DEMO Comarch DMS

Jeśli są Państwo zainteresowani rozwiązaniem Comarch DMS, zapraszamy do kontaktu z naszą firmą. Przeprowadzimy prezentację i odpowiemy na pytania, jeśli zdecydują się Państwo na zakup, możemy wdrożyć to rozwiązanie w Państwa firmie.

Więcej o elektronicznym obiegu dokumentów dowiesz się ze strony Comarch DMS