Jak wybrać system ERP? – cz. 2 [PORADNIK]
PORADNIK
Poznaj zasady właściwego wyboru systemu ERP i wyznacz kurs na sukces
Część 2: Jak wybrać system ERP?
Zanim zaczniesz.
Zacznijmy od tego, że powinieneś mieć świadomość, w jaki sposób Twoja firma funkcjonuje, jakie są najważniejsze obszary jej działania i znać zachodzące w niej procesy.
Jeżeli tego nie wiesz ważne, abyś zapoznał się z mapą procesów biznesowych Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli Twoja firma nią nie dysponuje, to powinieneś zlecić jej wykonanie ekspertowi zewnętrznemu lub zrobić ją sam. Z naszego doświadczenia wynika, że warto tak postąpić szczególnie w sytuacji, kiedy widać duże różnice zdań kierownictwa kluczowych działów firmy w istotnych kwestiach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie tylko uporządkujesz i zoptymalizujesz w ten sposób procesy w firmie, ale unikniesz również niepotrzebnych sporów, które mogą zachwiać zakończeniem wdrożenia systemu ERP z sukcesem.
Na początkowym etapie analizy wymagań (rozmów z zarządem, kierownikami poszczególnych działów itd.), rób notatki i szkice na kartce papieru. Dopiero kiedy sprecyzujesz wymagania i potrzeby, przenieś je do wersji cyfrowej na komputer.
Jak(i) wybrać system ERP?
Niezależnie od tego, jaką firmę reprezentujesz: handlową, produkcyjną czy usługową, instytucję publiczną, wielką korporację czy małe przedsiębiorstwo, rynek jest pełen rozwiązań. Jeżeli stanąłeś przed wyborem systemu ERP warto, abyś udzielił sobie odpowiedzi na podstawowe pytania oraz poznał kilka zagadnień, które pomogą Ci w podjęciu właściwej decyzji.
1. Zaczynaj z wizją końca. Odpowiedz sobie na poniższe pytania:
a). Jakie problemy biznesowe chcę rozwiązać przy pomocy systemu ERP?
Każdy system ERP zaprojektowany jest dla określonej grupy odbiorców. Bardzo ważne jest, abyś uświadomił sobie/ustalił, z jakimi problemami Ty i Twój zespół na co dzień musicie się zmierzyć i które z nich chcielibyście rozwiązać dzięki wdrożeniu/zmianie systemu ERP. Następnie określ, które obszary firmy oraz procesy są krytyczne i w pierwszej kolejności powinny zostać usprawnione a optymalizację, których mógłbyś odsunąć w czasie.
b). Jaki efekt po wdrożeniu systemu ERP chcę uzyskać?
Wyobraź sobie, że jest już po zakończonym z sukcesem wdrożeniu systemu ERP. Co się zmieniło? Jak teraz funkcjonuje Twoje przedsiębiorstwo? Zapisz przemyślenia, następnie skonsultuj je z kierownikami poszczególnych działów. Twoje notatki będą podstawą do określenia specyfikacji wymagań dla przyszłego dostawcy systemu ERP.
c). Jakie funkcjonalności powinien mieć mój system ERP?
Jeżeli rozumiesz, w jaki sposób funkcjonuje Twoja firma, jakie są jej najważniejsze obszary działania oraz procesy, wiesz jakie problemy i bolączki chcesz rozwiązać, rozważyłeś, jakich rezultatów po wdrożeniu systemu ERP Ty i Twój zespół oczekujecie, i zapisałeś to wszystko w jeden dokument, stworzyłeś właśnie specyfikację wymagań systemu ERP.
d) Moduły, ilość licencji.
Jeżeli potrafisz, określ moduły systemu ERP, którymi jesteś zainteresowany. Jeżeli w Twoim przedsiębiorstwie funkcjonuje już jakiś system bądź kilka niezależnych rozwiązań wspierających funkcjonowanie firmy, wypisz ich nazwy oraz używaną obecnie ilość licencji z podziałem na moduły. Jeżeli nie, określ planowaną ilość jednoczesnych użytkowników systemu ERP w poszczególnych działach firmy.
2. Oszczędzaj czas i pieniądze. Przygotuj się do prezentacji.
Zakładamy, że stworzyłeś już specyfikację wymagań systemu ERP i uzupełniłeś o planowaną ilość licencji. Uzupełnij ją teraz krótką charakterystyką Twojego przedsiębiorstwa: branża, na czym polega główna działalność Twojej firmy, krótki opis procesów: jak pozyskujesz klientów/zamówienia, jaki jest przepływ informacji i dokumentów, co dzieje się w kolejnych krokach, aż do sprzedaży produktu/usługi i później, aż do ewentualnej potrzeby obsługi reklamacji lub serwisu po sprzedaży. Jeżeli to zrobiłeś – gratuluję! Poklep się po ramieniu i powiedz – Dobra robota! Właśnie przygotowałeś świetną podstawę do umówienia prezentacji z potencjalnym dostawcą systemu ERP.
Dlaczego to tak istotne? Prezentacje systemów ERP trwają zwykle kilka godzin (nierzadko 4-5 i więcej), angażując kluczowe osoby z różnych działów firmy. Mogą być również poprzedzone spotkaniem – wstępną analizą wykonywaną przez handlowców firmy wdrożeniowej. Jeżeli zechcesz oglądnąć kilka systemów, to pomyśl ile zasobów to pochłonie. Jeżeli zatem dobrze się przygotowałeś i przed prezentacją systemu ERP wyślesz do potencjalnych dostawców wspomniany wyżej dokument, dokonasz wstępnej selekcji systemów ERP, zaoszczędzając przy tym sporo zasobów (czasu i pieniędzy).
3. Klasyczne ERP czy branżowe?
Najbardziej popularne klasyczne rozwiązania ERP są zintegrowanymi pakietami, które składają się z oddzielnych modułów dla każdego procesu biznesowego, jaki zachodzi w firmie. Rozwiązania te są uniwersalne i można nimi objąć wiele potrzeb firmy. Drugą kategorią, są rozwiązania branżowe często określane jako „specjalistyczne”, przeznaczone dla jednej konkretnej branży, skierowane do konkretnego sektora, dlatego nie ma jednego dostawcy ERP, który dominuje na rynku. Producenci systemów ERP zazwyczaj określają rynek, do którego kierują swoje rozwiązania.
4. Czy i jak mogę dostosować system ERP do moich potrzeb?
Tradycyjne systemy ERP były tworzone na potrzeby dużych przedsiębiorstw, ale w ostatnich latach trend ten uległ zmianie i oprogramowanie ERP zaczęło być kierowane również do mniejszych firm. Obecnie, rozwiązania ERP projektowane są w taki sposób, aby mogły dopasować się do potrzeb każdego biznesu, niezależnie od jego wielkości czy specyfiki. Dla małych przedsiębiorstw wystarczające mogą okazać się podstawowe funkcje systemu ERP. Ważne jednak, o czym pisaliśmy już wcześniej, aby istniała możliwość rozwoju systemu ERP, która w przyszłości pozwoli na przechowywanie większej ilości danych i zarządzanie bardziej skomplikowanymi procesami.
Prawie każdy dostawca systemu ERP może pochwalić się elastycznością swojego produktu, ale co to oznacza dla Ciebie? Czy jest to zaletą? A może wadą?
Nasze doświadczenie wskazuje na to, że najczęściej przedsiębiorstwa średniej wielkości potrzebują rozwiązania, które będzie bardziej elastyczne, głównie z powodu częstszych zmian w funkcjonowaniu firmy.
Jeżeli zadajesz sobie pytanie zawarte w pkt. 4, to prawdopodobnie poznałeś już funkcjonalność przynajmniej jednego systemu ERP, spodobał Ci się, ale zauważyłeś, że nie spełnia Twoich oczekiwań w 100%. To naturalne. W wielu przypadkach istnieje potrzeba modyfikacji lub dopisania pewnych funkcjonalności do systemu ERP, wynikająca ze specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Dobra i doświadczona firma wdrożeniowa zazwyczaj posiada własny dział programistów i poradzi sobie z tym wyzwaniem. Programiści napiszą tzw. „dodatek” lub „rozszerzenie programistyczne” do wybranego systemu ERP dostosowując go do Twoich potrzeb.
5. Stacjonarnie czy w chmurze?
To pytanie, które zadaje sobie każda osoba odpowiedzialna z IT. Podczas gdy chmura jest coraz bardziej popularna, wciąż istnieje bardzo wiele powodów, dla których podstawowym miejscem przechowywanie plików jest serwerownia w siedzibie firmy. Podejmując decyzję o tym, w jaki sposób będziemy korzystać z systemu ERP, należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak koszty zakupu i utrzymania infrastruktury, a także bezpieczeństwo danych.
Z punktu widzenia kosztów, zakup serwera(ów) i licencji bazodanowych może być istotną inwestycją, jaką firma musi ponieść. Z kolei przechowywanie danych w chmurze wiąże się z opłatami w długim okresie. Istnieje jeszcze trzecie rozwiązanie, dostawcy systemów ERP często oferują rozwiązania hybrydowe, tak aby były najbardziej dopasowanie do potrzeb Klientów.